Virallisen lehden ilmoittajarekisterin tietosuojaseloste

Laadittu:  22.5.2018
Korvaa:  27.12.2017 laaditun rekisteriselosteen

Tietosuojaseloste kuvaa rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen sekä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet.

1. Rekisterinpitäjä

Edita Publishing Oy, Y-tunnus 0654634-6
PL 700 / Verkkosaarenkatu 5
00043 EDITA / 00580 HELSINKI
Puh. 020 450 00

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Arto Salminen
arto.salminen@nordicmorninggroup.com
Nordic Morning Group
Verkkosaarenkatu 5
00580 HELSINKI
Puh. 020 450 00

3. Rekisterin nimi

Virallisen lehden ilmoittajarekisteri
(Virallisen lehden ilmoitusten henkilötiedoista on palvelussa oma ilmoitusten tietosuojaselosteensa)

4. Määritelmät

Tietosuojaselosteessa on käytetty seuraavia termejä ja niiden synonyymejä:

Rekisteröity = Asiakas
Edita Publishing = Rekisterinpitäjä
Henkilötieto = Tieto

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Virallisen lehden ilmoittajarekisterin tietoja käytetään

• Asiakkuuden ylläpitämiseen
• Asiakasviestintään ja asiakaskokemuksen parantamiseen
• Käyttäjähallintaan tunnistautumista edellyttävien digitaalisten palveluiden käytön yhteydessä
• Tilastollisiin tarkoituksiin
• Väärinkäytösten estämiseen

Tiedot poistetaan käyttäjähallinnasta kuluvan vuoden lopussa, jos asiakas ei ole käyttänyt palvelua kuluvan vuoden ja kahden edeltävän kalenterivuoden aikana. Tietoja säilytetään kuitenkin asiakkuuden hoitoon tarvittavan pituinen aika, vähintään kirjanpitolainsäädännön ja verotuslainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.

Tietoja voidaan käsitellä yksin tai Rekisterinpitäjän muiden rekisterien sisältämien tietojen kanssa tai yhdessä Rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden muiden rekisterien kanssa. Tietoja voidaan käsitellä Rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää sen käyttötarkoituksen kannalta olennaisia seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Asiakkaan perustiedot, kuten:

• etu- ja sukunimet
• yhteystiedot (kuten osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• yrityksen tai organisaation nimi, jos asiakas asioi sen edustajana

Digitaalisen palvelun käyttöön tunnistautuneena käyttäjänä liittyvät tiedot: käyttäjätunnus ja kryptattu salasana sekä käyttöoikeudet.

Ilmoitusten maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot.

Palvelujen käytöstä ja siitä johdetut tiedot, kuten evästeiden avulla kerättyihin tietoihin perustuvat käyttäytymistiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity henkilö (asiakas) antaa itse tiedot asioidessaan palvelussa.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta konsernin ulkopuolelle.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista.

Jos tietoja siirretään tai luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisterinpitäjän asiakkaisiin liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöillä ja henkilötietojen käsittelysopimuksen tehneiden yhteistyökumppaneiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä ilman valvontaa.

Tietokannat ja muut tietovarastot, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten tai yhteistyökumppaneiden työntekijöillä, joilla on rekisteriin pääsyyn vaadittavat käyttäjätunnukset ja salasanat.

11.       Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tapauksissa yhteyshenkilönä on rekisterinpitäjän tietosuojavastaava.

11.1     Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa rekisterissä olevat omat tietonsa palvelun Omat tiedot -kohdasta.

11.2     Oikeus vaatia tiedon korjausta

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista rekisterissä olevia itseään koskevia tietoja, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Rekisteröidyn tulee esittää oikaisupyyntö kirjallisesti ja todistaa henkilöllisyytensä.

11.3     Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa sähköisesti siirrettävässä muodossa. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyys pitää voida tunnistaa vahvasti. Henkilön pitää esittää voimassa oleva virallinen henkilötodistus. Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluu oikeus tulla unohdetuksi rekisteröidyn sitä pyytäessä, mikä tarkoittaa tietojen poistamista. Oikeutta tulla unohdetuksi ei sovelleta asiakas- tai sopimussuhteen aikana, mikä tarkoittaa käytännössä noin 7 vuotta viimeisimmän tapahtuman jälkeen. Kirjanpito- ja verotuslainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä 6 vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tilivuosi on päättynyt.

12. Markkinointikielto

Rekisteröidyn henkilötietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.

Rekisteröity voi poistaa tai estää rekisterinpitäjän palveluissa olevat evästeet selaimen asetusten avulla. Tällöin on hyvä huomata, että kyseinen palvelu ei välttämättä toimi ilman evästeitä.